Hlavní nastavení

Napojení na Fakturoid

Aby plugin správně fungoval, musíte jej propojit s Fakturoidem. K tomu slouží tyto údaje:

Fakturoid doména uživatele

Po přihlášení do účtu Fakturoidu si pořádně prohlédněte url v prohlížeči.

https://app.fakturoid.cz/domenauzivatele/dashboard

Například:

https://app.fakturoid.cz/tonda/dashboard

V tomto případě je doména uživatele „tonda“.

Vložte jen „tonda“ do pole Fakturoid doména uživatele, nikoliv celou URL adresu.

E-mail uživatele

E-mail, pod kterým se do Fakturoidu přihlašujete.

API key

Api klíč, který najdete v nastavení Fakturoidu pod svým účtem v kartě Napojení na jiné aplikace.

fakturoid API

fakturoid API 2

Variabilní symbol

Pokud je zaškrtnuto, je jako variabilní soubor použito číslo objednávky z Woocommerce.

Pokud ne, je variabilní symbol nastaven, jako interní číslo faktury z Fakturoidu.

Změna variabilní symbolu pomocí filtru:

Nastavení číselné řady
V pluginu je možné vybrat jednu z vytvořených číselných řad v administraci služby Fakturoid.

Toret Faktuorid - nastavení číselné řady

Vybranou číselnou řadu je možné použít pouze pro generování faktur s tím, že faktuře nesmí předcházet proforma. V případě, že bude generována proforma, tak se pro číslo faktury použije výchozího řada, která je nastavena ve službě Fakturoid bez ohledu na nastavenou číselnou řadu v pluginu.

Toret Faktuorid - nastavení číselné řady ve službě Fakturoid

Platební metody

Pro správné vytváření faktur musíte spárovat vaše platební metody s platebními metodami, které používá Fakturoid. Plugin vypíše všechny vaše platební metody a pomocí formuláře nadefinujete označení plateb.

Vystavování dobropisu

Přes plugin Fakturoid je možné vytvářet dobropisy k vystaveným fakturám.

Nastavení číselné řady

Nejprve je nutné v administraci Faktroid účtu (Nastavení → Číselné řady) vytvořit číselnou řadu pro dobropisy. Formát si nastavíte podle vlastních preferencí.

Toret Fakturoid – vytvoření číselné řady pro dobropis

Následně je potřeba v nastavení pluginu Fakturoid přiřadit číselnou řadu pro dobropis.

Toret Fakturoid – nastavení číselné řady pro dobropis v pluginu Fakturoid

Vystavení dobropisu

Dobropis je možné vystavit automaticky při změně stavu objednávky nebo manuálně kliknutím na tlačítko.

 

Automatické vystavení

Pro automatické vystavení dobropisu je nutné v pluginu Fakturoid nastavit stavy objednávek k platebním metodám, při kterých se dobropis vystaví. Ideální je pro vystavení dobropisu stav Vráceno, který je přímo ve WooCommerce. Jakmile se objednávka přepne na nastavený stav, vystaví se dobropis.

Toret Fakturoid – nastavení automatického vystavení dobropisu

 

Manuální vystavení dobropisu

Dobropis je možné vystavit také manuálně přes tlačítka, které plugin Fakturoid přidává do přehledu objednávek nebo do detailu každé objednávky.

V přehledu objednávek je ve sloupci ikona dvou šipek, pomocí kterých je možné dobropis manuálně vystavit.

Toret Fakturoid – vystavení dobropisu v přehledu objednávek

 

V detailu objednávky v boxu Fakturoid je možné dobropis vystavit pomocí tlačítka.

Toret Fakturoid – vystavení dobropisu v detailu objednávky

Jakmile je dobropis vystaven, tak v přehledu objednávek bude nová ikona dokumentu, pod kterou je možné dobropis zobrazit a stáhnout, také přibude ikona tužky, přes kterou je možné přejít do detailu dobropisu v administraci služby Fakturoid.

Toret Fakturoid – ikony vystaveného dobropisu v přehledu objednávek

Přehled objednávek obsahuje také sloupec „ID dobropisu“, kde je pod číslem dobropisu odkaz na vystavený dobropis. Sloupec je možné libovolně zapnout nebo vypnout v přehledu objednávek přes „Nastavení zobrazených informací“.

Toret Fakturoid – sloupec ID Dobropisu v přehledu objednávek

Po vystavení dobropisu je možné si zobrazit a stáhnout dobropis také z detailu objednávky. Stejně tak je možné přes tlačítko přejít do detailu dobropisu v administraci služby Fakturoid.

Toret Fakturoid – odkazy vystaveného dobropisu v detailu objednávky

 

Vystavený dobropis je možné zákazníkovi zaslat přes administraci služby Fakturoid. Pro odeslání dobropisu je v jeho detailu ikona „Poslat“.

Toret Fakturoid – Zaslání dobropisu

 

Zobrazení IČ a DIČ

V pluginu Fakturoid je možné spárovat pole IČ/DIČ, které používáte v pokladně, aby se vyplaněné hodnoty vložily do faktury. 

Pro přidání pole IČ/DIČ můžete používat vlastní pole, přidat je pluginem třetí strany nebo využít náš plugin zdarma: Toret IČ/DIČ. 

Ve všech případech je ale nutné v nastavení pluginu Fakturoid ve funkci „Přiřazení polí pro IČ a DIČ“ nastavit meta polí IČ/DIČ z pokladny. Meta pole se budou lišit s každým pluginem nebo vlastní úpravou. Náš plugin Toret IČ/DIČ používá například tyto meta pole: 

IČ: _billing_company_number
DIČ: _billing_vat_number
IČ DPH: _billing_vat_number_2

Nastavení pluginu Fakturoid by při použití našeho pluginu Toret IČ/DIČ vypadlo následovně: 

Toret Fakturoid - nastavení IČ DIČ

 

Notifikace a Webhook

Plugin Fakturoid umožňuje u objednávek s bankovním převodem zcela automatizovat proces párování plateb s následnou změnou stavu objednávky.

V několika snadných krocích nastavíte plugin pro automatické párování plateb.

1. Spárování bankovního účtu se službou Fakturoid. Návod od Fakturoidu zde: https://www.fakturoid.cz/podpora/automatizace/parovani-plateb-s-bankou

2. Nastavení Webhooku, který najdete v nastavení pluginu (WooCoommerce > Nastavení > Fakturoid > Notifikace – stav objednávky). Webhook nastavíte v administraci služby Fakturoid > Nastavení > Napojení na jiné aplikace > Webhooky.

Toret Fakturoid – Webhook v pluginu


Toret Fakturoid – Webhook ve službě Fakturoid

3. Nastavení stavu objednávky, do které se objednávka přepne po spárování platby s dokladem. Stav se nastaví u stejné funkce, u které je uvedený Webhook: Notifikace – stav objednávky

Toret Fakturoid – Nastavení stavu spárované objednávky s platbou

4. Nastavení vytvoření proformy. Aby celý proces fungoval, je nutné nastavit plugin, aby nejprve vytvořil proformu při vytvoření objednávky. Ta se standardně vytváří pro objednávky placené převodem. Pro ostatní platební metody není proforma nutná.

Toret Fakturoid – Nastavení vytvoření proformy

5. V posledním kroku doporučujeme nastavit generování faktury pro objednávky s bankovním převodem na stav, který jste si nastavili u funkce „Notifikace – stav objednávky“. Tím se po změně stavu spárované objednávky vytvoří automaticky faktura.

Toret Fakturoid – Nastavení vytvoření faktury

Jak to funguje?
Zákazník vytvoří objednávku s platební metodou bankovního převodu. Tato objednávka je standardně ve stavu „Čeká na vyřízení“. Plugin automaticky vytvoří proformu. Jakmile zákazník objednávku uhradí, platbu s proformu spáruje služba Fakturoid a označí proformu jako uhrazenou. Z Fakturoidu se s pomocí webhooku odešle informace do webu o tom, že je proforma uhrazená. Plugin následně přepne objednávku do stavu, který je nastavený u funkce „Notifikace – stav objednávky“. Pokud k tomuto stavu objednávky je v pluginu nastaveno generování faktury u objednávek s platební metodou bankovního převodu, tak se automaticky vystaví faktura.

Aby změna stavu po označení proformy jako zaplacení proběhla, je nutné aby objednávka byla ve stavu „Čeká na vyřízení“ („On hold“). Pokud je objednávka v jiném stavu než „Čeká na vyřízení“, tak změna stavu po spárování platby neproběhne.

Bankovní účty pro různé měny

V nastavení pluginu lze nastavit bankovní účty, pro různé měny. V případě, že potřebujete na faktuře mít pro faktury v Eurech, odlišné číslo účtu, plugin to nyní umožňuje.

Plugin řeší změnu účtu pouze v rámci Fakturoidu!

V případě, že potřebujete měnit účet dle měny objednávky i v emailech a na děkovné stránce, rozšířená platební metoda pro Bankovní převod je k dispozici na vyžádání.

Nastavení více účtů:

V nastavení pluginu najdete tabulku, ve které můžete jednoduše přidávat a odebírat řádky s účty. Pozor – měna musí být v třípísmenném označení.

Na faktuře se pak projeví číslo účtu, dle měny objednávky, což si můžete vyzkoušet i zde, na demu.

DPH

Fakturoid při generování faktury si sám počítá DPH položek. Je důležité, aby v nastavení WooCommerce na kartě Obecné byly nastaveny dvě desetinná místa. Pokud zde bude nastaveno nula desetinných míst, tak Fakturoid bude počítat DPH ze zaokrouhlené částky a celková částka na faktuře nebude souhlasit s částkou v objednávce ve WooCommerce.

Pokud nechcete na webu zobrazovat desetinná místa u cen při nastavení dvou desetinných míst ve WooCommerce, tak do child šablony vložte script pro skrytí nul za desetinnou čárkou.

Nastavení zadávání ceny bez/vč. bezd PDH ve WooCommerce

Pokud ve WooCommerce máte nastaveno zadávání cen produktu bez DPH. Toto nastavení může v některých případech způsobit chybně vystavenou fakturu, kde kvůli rozdílnému způsobu zaokrouhlování WooCommerce a Fakturoidu může dojít k halířovému rozdílu. Doporučujeme změnit nastavení zadávání ceny produktu na včetně DPH, kde k této nekompatibilitě nedochází.

V případě že je ve WooCommerce nastaveno zadávání ceny bez DPH, tak i ceny jsou do Fakturoidu odeslány bez DPH a ten si sám DPH připočítá. Zde může v ojedinělých případě nastat rozdíl v halířích, protože WooComeerce může provést vlastní (chybné) zaokrouhlení cen.

Příklad viz screen objednávky z WooComerce, kde je WooCommerce špatně zaokrouhlena cena vypočítaného DPH 21% a screen faktury, kde je Fakturoidem vypočítáno správné DPH. Ve WooCommerce jsou nastavené dvě desetinná místa.

V případě nastavení zadávání cen bez DPH ve WooCommerci se do Fakturoidu odešlou ceny bez DPH a Fakturoid si spočítá DPH sám. Zde je faktura k chybně zaokrouhlené objednávce.

Zobrazení odkazu na fakturu ve vlastním emailu

Plugin Fakturoid přidává do e-mailů WooCommerce odkaz na fakturu (tlačítko). Pokud e-shop používá emaily vytvořené pluginem třetí strany nebo vlastní emaily, je nutné do vlastního emailu použít hook woocommerce_email_after_order_table, aby se tlačítko na fakturu zobrazilo.

Nastavení synchronizace skladu

Přes plugin Fakturoid je možné importovat položky WooCommerce do skladu ve službě Fakturoid. V případě, že se na webu provede objednávka, tak se položka automaticky odečte ze skladu v administraci Fakturoidu.

Nastavení si projdeme v několika krocích:

Aktivace funkce v pluginu

Na webu přejděte do nastavení pluginu Fakturoid (WooCommerce → Nastavení → Fakturoid).

V části nastavení pluginu Synchronizace skladu aktivujte tuto funkci checkboxem, nastavte typ synchronizace a uložte. Rozdíl mezi typy synchronizace si vysvětlíme.

Toret Fakturoid – aktivace synchronizace skladu

Pohyb skladu (i manuální) – To znamená, že skladovost (počet kusů skladem) se u importovaného produktu ve Fakturoidu upraví i když ji manuálně upravíte u produktu ve WooCommerce. Např. manuálně doplníte sklad daného produktu. Zároveň se bude sklad počet kusů skladem synchronizovat i při objednávce nebo zrušení objednávky.

Snížení úrovně skladu (používá objednávka) – Tato funkce upraví počet kusů skladu ve Fakturoidu jen objednávkou. Při manuální změně stavu skladu se sklad na straně Fakturoidu nesynchronizuje.

Po uložení nastavení se v levém menu administrace pod Toret plugins zobrazí karta Fakturoid sklad – pokud se po uložení tato karta nezobrazí aktualizujte stránku např. klávesou F5.

Toret Fakturoid – Fakturoid sklad v menu WordPressu

Export produktů z WooCommerce do Fakturoidu

Na stránce Fakturoid sklad je vypsán seznam produktů ve WooCommerce. Tlačítkem „Exportovat položku do Fakturoidu“ se vytvoří produkt se skladovou zásobou ve službě Fakturoid. Jako hodnota „Kód“ ve službě Fakturoid se převede ID produktu nebo katalogové číslo (SKU), pokud je vyplněné. Exportovat produkty z WooCommerce do Fakturoidu můžete také po 500 položkách pomocí tlačítka, které je na konci tabulky.

Toret Fakturoid – Tabulka produktů

 

Toret Fakturoid – Produkty ve skladu služby Fakturoid

 

Párování produktů

V případě, že máte ve Fakturoidu již vytvořené produkty a chcete je spárovat s produkty z WooCommerce, tak postačí před exportem produktů ve sloupci „Fakturoid ID položky“ upravit hodnotu na již vytvořeného ID produktu na straně Fakturoidu. ID produktu je za lomítkem na konci URL v detailu Fakturoidu produktu. Možná to zní složitě, ale je to jednoduché jako vidíte na screenech níže.

Zkopírujte ID v detailu produktu ve službě Fakturoid.

Toret Fakturoid – ID produktu ve skladu služby Fakturoid

Vložte ID do pole Fakturoid ID položky k produktu, který chcete spárovat, uložte a poté klikněte na tlačítko pro export produktu.

Toret Fakturoid – vložené ID produktu ze skladu služby Fakturoid

Jakmile dojde ke spárování produktu, tak se ve Fakturoidu aktualizuje hodnota skladu, ceny a čárového kódu na hodnoty produktu z WooCommerce.

Mazání exportovaných produktů – DŮLEŽITÉ

Vždy exportované produkty mažte přes tabulku Fakturoid sklad pomocí červeného tlačítka „Odstranit položku ve Fakturoidu“. Pokud byste smazali exportovaný produkt přes administraci služby Fakturoid, tak by již nebylo možné smazat produkt přes tabulku, dokud by nebyla promazaná databáze (a to není úkon pro běžného uživatele).V případě, že by byl exportovaný produktu smazán přes službu Fakturoid, tak pro znovu exportování produktu je nutné v databázi smazat metadata _fakturoid_nazev_polozky a _fakturoid_id_polozky.

Oboustranné párování skladu

Ve výchozím nastavení je párování skladu pouze jednosměrné z WooCommerce do Fakturoidu. V případě, že chcete párovat sklad také ve WooCommerce podle skladu produktů ve Fakturoidu např. při vystavení faktury přímo v administraci služby Fakturoid, tak je nutné mít v pluginu aktivní funkci „Synchronizace skladu z Fakturoidu do WooCommerce“. 

Toret Fakturoid – aktivace oboustranného párování skladu

 

Po aktivaci funkce oboustranné synchronizace je nutné vyčkat do následujícího dne (po půlnoci dne, kdy byla funkce zapnuta), než se sklad ve WooCommerce začne synchronizovat se skladem ve Fakturoidu. Jedná se o ochranu, aby souhlasily hodnoty skladů. Po následujícím dni je nutné nastavit na hostingu CRON a pravidelně jej spouštět, aby mohla automaticky synchronizace probíhat.