Hlavní nastavení

Základní nastavení - Propojení s iDokladem

Prvním krokem, který je potřeba udělat pro propojení pluginu s iDokladem, je registrovat se na stránkách www.idoklad.cz. Po vytvoření Vašeho účtu a přihlášení se, přejděte do Nastavení (ikona ozubeného kolečka v pravém horním rohu) a do záložky Uživatel, kde po skrolování najdete níže možnost Nastavení API.

Zde si kliktnutím na tlačítko Generovat vygenerujete Vaše Client ID  a Client Secret a uložíte.

 

Tyto dva vygenerované údaje poté zadáte ve Vaší administraci v menu Toret plugins -> Woo iDoklad. Ve starších verzích se pro propojení používalo přihlašovací jméno a heslo na iDoklad.

Upozornění: Pokud bude zadání těchto údajů nesprávné, nebude možné vybrat platební metodu a přiřadit ji k objednávce.

Číselné řady

Pro správnou evidenci, fungování a párování zálohových faktur a faktur je nutné nastavení číselných řad. Je potřeba si uvědomit, že číselné řady se načítají automaticky.

Nejprve si ukážeme, kde si nastavíme číselné řady na portále iDoklad a poté jejich synchronizaci v pluginu.

Po přihlášení jdeme do Nastavení a Záložky Prodej, kde můžeme otevřít odkazy Běžná faktura a Zálohová faktura.

Doporučujeme si pozorně přečíst veškeré komentáře a informace o tom, jak se číselné řady v iDokladu generují a nastavují, než tak učiníte a začnete faktury vystavovat.

Nejprve si nastavíme zálohové faktury. Po kliknutí na tlačítko 2/Zálohová faktura se nám otevře okno s nabídkou na vytvoření Číslování zálohových faktur.

Zde je potřeba vyplnit všechna pole, vysvětlivky k jednotlivýcm polím se Vám zobrazí po kliknutí na ikonku otazníku.

Stejný postup zvolíme i u nastavení číselných řad pro běžnou fakturu kliknutím na tlačítko 1/Běžná faktura.

Zde můžeme přidat více číselných řad. Opět je k dispozici nápověda po kliknutí na ikonku otazníku.

Po vytvoření a uložení číselných řad v iDokladu přejdeme k jejich propojení v pluginu. V administraci v menu otevřeme záložku Toret plugins a Woo iDoklad.

Nastavení musí proběhnout ve 2 krocích. Aby vůbec bylo možné v polích pro číselné řady zvolit nějakou hodnotu, musí být nejprve vytvořené číselné řady načteny z iDokladu. To znamená, že v prvním kroku pouze klikneme na tlačítko Uložit.

Poté by již měly být k dispozici jednotlivé číselné řady, vybereme tedy ty, které chceme používat a znovu klikneme na tlačítko Uložit.

EET

Zde si podrobněji vysvětlíme nastavení EET v iDokladu a poté jeho propojení s pluginem.

Po přihlášení se na www.idoklad.cz, přejděte do Nastavení (ikona ozubeného kolečka v pravém horním rohu) a poté do záložky EET. Níže na stránce najdete jednotlivé možnosti nastavení: Režim EET, Pokladní prodejní zařízení, Provozovny, Certifikáty a Seznam komunikace s EET.

 

 

Pojďme se tedy podívat na jednotlivé možnosti.

Režim EET

Zde kromě Vašeho DIČ zadáte také režim EET a dáte uložit.

Pokladní prodejní zařízení

Pod možností Pokladní prodejní zařízení klikneme na ikonu Nová, pokud zadáváme poprvé. Pokud už zde budeme mít jakoukoliv položku vytvořenou a budeme ji chtít upravit nebo smazat, stačí jen kliknout na příslušnou ikonu.

Po kliknutí na ikonu Nová se nám objeví následující okno, kde je nutné vyplnit jednotlivá pole a po kliknutí na Pokračovat můžeme přejít do nastavení Provozovny a Certifikáty a libovolně mezi záložkami přepínat.  U možnosti Pokladní zařízení můžeme mít, samozřejmě, více položek, záleží na tom, kolik má jednotlivá provozna těchto zařízení.

Provozovna

U vytvoření provozovny je důležité, aby ID provozovny odpovídalo ID provozovny na portálu elektronických tržeb. ID je potřeba zadat do pole Označení.

 

Certifikáty

Zde je třeba nahrát certifikát , zadat heslo a uložit.

Seznam komunikace s EET

Zde se objeví seznamy komunikace s EET z objednávek, které mají označení červené ikonky EET a potřebují vytvořit prodejku – účtenku o prodeji. Číslo dokumentu zde znamená číslo prodejky, ne faktury.

Vytvoření prodejky

 

Poznámky:

  • iDoklad nepodporuje pískoviště (playground)
  • Pokud budete používat testovací údaje, výsledek bude vždy „selhala komunikace“

Nastavení EET ve pluginu

Posledním krokem bude tedy nastavení odesílání do EET přímo v pluginu. Opět si přejdeme do administrace, v nabídce Toret plugins vybereme Woo iDoklad a na stránce najdeme možnost Odesílat do ETT.

Poté pro každou platební metodu vybereme příslušnou možnost ANO/NE a dáme uložit.

 

Nastavení bankovních účtů pro různé měny

V nastavení pluginu pro iDoklad existuje také možnost nastavit bankovní účty pro různé měny, pokud prodáváte i do cizích zemí a máte pro vaše zákazníky tyto účty k dispozici.

Přejděte v administraci do Toret plugins – Wo iDoklad a skrolujte na stránce až dolů. Zde najdete následující tabulku.

Je potřeba zadat měnu, číslo účtu, kód banky, IBAN a příslušný SWIFT. Kliknutím na tlačítko Přidat řádek můžete přidat libovolný počet řádků pro další účty. Po zadání dat nezapomeňte vše uložit.

V praxi to znamená to, že pokud bude objednávka např. v eurech, na faktuře bude uveden bankovní účet v eurech, tedy v měně objednávky.

IČ a DIČ

Vzhledem k tomu, že WooCommerce samotný neobsahuje pole pro IČ a DIČ, je nutné použít plugin. Pokud ho použijete, musí být zadána vlastní pole pro údaje IČ, DIČ a SK DIČ (u slovenských klientů), která umožní zákazníkům uvést tuto informaci na objednávkách.

Nastavení naleznete v menu pod Záložkou Toret plugins – Woo iDoklad.

Automatická kontrola plateb

V tomto článku si vysvětlíme, jak lze automaticky kontrolovat vaše příchozí platby, i když tuto funkci v nastavení pluginu nenajdete.

Aplikace iDoklad má vestavěný mechanismu, který kontroluje plugin. Funguje tak, že pokud máte bankovní účet např. v Komerční bance (nebo ve ktérékoliv, kterou iDoklad podporuje) a nastavíte si propojení dle návodu iDokladu, v momentě, kdy bude na váš účet připsána platba s určitým variabilním symbolem, tento mechanismus je schopen tuto částku spárovat s příslušnou fakturou či proformou v iDokladu.

Bohužel neexistuje žádná možnost, jak tuto informaci předat z iDokladu do e-shopu. Pokud si tedy přejete, aby se objednávky ve vašem e-shopu automaticky označovaly jako dokončené při zaplacení příslušné faktury, je potřeba použít následující adresu URL spustitelného souboru https://xxxxx.cz/wp-content/plugins/woo-idoklad/control.php, kde xxxxx je název vaší domény či subdomény.

Tuto URL adresu poté zadáte do cronu na  hostingu  s tím, že je nutné zároveň zvolit spouštění souboru v určitém intervalu, např. 2 x za den. To znamená, že dvakrát denně se budou automaticky kontrolovat příchozí platby.

PDF doklady

Veškeré vystavené dokumenty k platbám, ať už se jedná o zálohovou fakturu, fakturu – daňový doklad nebo prodejku lze zobrazit a odeslat zákazníkovi ve formátu PDF.

Všechny PDF doklady je možné zobrazit v seznamu objednávek v menu pod záložkou WooCommerce – Objednávky, kliknutím na příslušný odkaz ve sloupci ID faktury.

V případě, že byla k objednávce vystavena i příslušná prodejka, tento odkaz je k dispozici ve stejném sloupci společně s fakturou.

 

 

Příklady PDF dokladů

Zálohová faktura

 

Faktura

 

Prodejka

Přiřazení daňových sazeb

Další ze stručných kapitol , kde není třeba se mnoho rozepisovat. Jedná se o nastavení daňových sazeb pro Váš eshop , které je ale velmi důležité spárovat dle názvosloví/sazeb v iDokladu.

Standartní sazbu, obě snížené a nulovou je potřeba přiřadit pouze v případě, že se sazby daně používají. To samé platí u daňových sazeb pro dopravu, kupóny a příplatky.

Nastavení pluginu najdeme v administraci v menu pod záložkou Toret plugins – Woo iDoklad.

Vystavování faktur

V této kapitole si vysvětlíme vystavování faktur. Nejprve je potřeba vytvořit faktury v i Dokladu. Zde si po přihlášení přejdete do Prodej – faktury – Nastavení.

 

Po rozbalení se Vám objeví následující okno s možnostmi nastavení, které vyplníte dle Vaší potřeby a dáte Uložit.

 

Po nastavení faktur v iDokladu je nutné ještě propojit vše s pluginem. Možnosti najdete v administraci v menu po levé straně v záložce Toret plugins – Woo iDoklad

Toret iDoklad nastavení faktury 4

Zde si můžete nastavit u každé platení metody, či generovat nebo negenerovat fakturu pro jednotlivé objednávky.

Zákazním bude mít fakturu ke stažení v emailu objednávky.

Vy budete mít fakturu u objednávky ve WooCommerci ve sloupci ID faktury.

Své faktury najdete také a v administraci svého účtu na idoklad.cz.

Vystavování zálohových faktur

V této kapitole si vysvětlíme vystavování zálohových faktur. Nejprve je potřeba vytvořit zálohové faktury v i Dokladu. Zde si po přihlášení přejdete do Prodej – Zálohové faktury – Nastavení.

 

Po rozbalení se Vám objeví následující okno s možnostmi nastavení, které vyplníte dle Vaší potřeby a dáte Uložit.

 

 

 

 

Příklad zálohové faktury

 

 

Po nastavení zálohových faktur v iDokladu je nutné ještě propojit vše s pluginem. Možnosti najdete v administraci v menu po levé straně v záložce Toret plugins – Woo iDoklad

 

 

Zde si můžete nastavit u každé platení metody, či generovat nebo negenerovat zálohovou fakturu pro jednotlivé objednávky. Logicky vyplývá, že by se měla generovat u platebních metod, kde nejsou finance připsány na Váš účet okamžitě nebo jsou složeny v hotovosti, ale je zapotřebí určitý čas pro jejich převod na Váš účet.

V tomto případě se u těchto platebních metod jako Platba na dobírku a Bankovní převod nastaví pro Objednávku stav Čeká na vyřízení (viz obrázek níže) a příslušná zálohová faktura je zákazníkovi automaticky vygenerována a zaslána spolu s potvrzením objednávky e-mailem.

 

 

Odkaz na zálohovou fakturu v potvrzovacím e-mailu.

Jakmile je na Váš účet připsána částka a tím pádem se spáruje platba s příslušnou proforma fakturou, je automaticky vystavena faktura – daňový doklad v iDoladu a ve WooCommerce se stav objednávky změní na Dokončená (viz obrázek níže).

 

 

 

 

Každý zákazník také může kontrolovat stav svých objednávek po přihlášení se ke svému účtu na Vašich webových stránkách po kliknutí na detail objednávky pod Můj účet – Objednávky.

Uhrazování zálohových faktur

Uhrazení profromy a automatické vytvoření faktury.

Uhrazení faktur

Zde si vysvětlíme, jak nastavit uhrazení faktur v pluginu. V administraci si opět přejdeme do menu po levé straně, do záložky Toret plugins – Woo iDoklad.

Nejprve je třeba si uvědomit, že vystavení faktury neznamená automaticky její zaplacení.

To je například zřejmé u platební metody Platba na dobírku, kdy je faktura vystavena při potvrzení objednávky a odeslána jak v potvrzovacím e-mailu, tak poté i společně s produktem v dobírce. Jakmile zákazník dobírku zaplatí a vy obdržíte platbu, faktura je zaplacena a objednávka je na stavu Dokončeno.

Pokud chcete fakturu vystavit i uhradit zároveň, je potřeba mít hodnoty pro platební metodu, jak ve Vystavovat fakturu tak v Kdy uhradit fakturu, stejné. Viz obrázek níže.

Jediná vyjímka je, pokud se rozhodnete vystavovat zálohové faktury. V tomto případě se po spárování této zálohové faktury s platbou okamžitě vytvoří již zaplacená odpovídající faktura – daňový doklad.

Přiřazení platebních metod

V této stručné kapitole si ukážeme, kde přiřadit druhy platby z iDokladu k jednotlivým platebním metodám v pluginu.

Opět si vyhledáme v menu po levé straně záložku Toret plugins – Woo iDoklad.

Jak je již poznamenáno v samotném pluginu, pro správné označení faktur v iDokladu, musí být každá platební metoda v eshopu spárována s druhem platby.

Prodejky

V této krátké kapitole si ukážeme, kde se vytvoří Prodejka, to znamená účtenka o prodeji, která se automaticky vytvoří pro každou objednávku, která nese označení EET.  Seznamy těchto prodejek se potom objeví pod možností Seznamy komunikací s EET v záložce EET.

V prodejce se uvádí kódy pro EET.

 

Každá prodejka, která byla odeslána do EET, má v seznamu prodejek v pravém sloupci červenou ikonu.

Příklad faktury a příslušné prodejky

 

 

Zobrazení v seznamu objednávek

V této kapitole si ukážeme, kde se zobrazují jednotlivé objednávky.

Jakmile si zákazník zakoupí jakýkoliv produkt ve Vašem eshopu a dokončí objednávku, bude tato objednávka okamžitě viditelná v administraci pod záložkou WooCommerce – Objednávky. Zákazníkovi je také automaticky  odeslán potvrzovací e-mail o dané objednávce.

U každé objednávky najdete v prvním sloupci příslušnou fakturu, případně i prodejku (po kliknutí na ně se Vám zobrazí ve formátu PDF), její stav,  číslo objednávky, počet objednaných položek, datum objednání, částka objednávky s platební metodou a ikony stavů a ikona zobrazení.

Po kliknutí na číslo objednávky nebo ikonu zobrazení vpravo (oko) se Vám objednávka otevře a zobrazí se jednotlivé detaily, viz obrázky níže.

 

 

 

 

Jak jsme již zmínili na začátku, u objednávek, kde byla vystavena i prodejka, se v prvním sloupci objeví odkaz jak na příslušnou fakturu, tak prodejku.

 

Tak se zobrazují jednotlivé objednávky v administraci.

 

Zobrazení objednávek je zároveň k dispozici i zákazníkům po přihlášení se k jejich účtu pod záložkou Můj účet v hlavním menu.

 

 

Pro zobrazení podrobností jednotlivých objednávek je potřeba kliknout buď na číslo objednávky nebo tačítko Zobrazit.

 

Zobrazení názvu varianty na faktuře

Dalším důležitým prvkem v nastavení pluginu iDoklad je zobrazení názvu varianty produktu na faktuře, to znamená, jak bude produkt specifikován na faktuře včetně jeho vlastností jako např. barva a velikost.

Nejprve je tedy důležité mít již vytořený primární produkt a jeho různé varianty dle vlastností. Jak si tedy tyto varianty nastavíte v menu pod Produkty, budete mít k dispozici zde pro výběr názvu, který budete chtít zobrazovat na fakturách vystavovaných zákazníkům.

Příklad.: Primární produkt je Tričko, varianty budou dle barvy a velikostí, Zákazník si zakoupí toto tričko v modré barvě a velikosti XXL. Na příslušné faktuře můžeme tedy zobrazit buď variantu „Tričko, Modrá XXL“  nebo včetně názvů vlastností „Tričko Barva: Modrá, Velikost: XXL“.