Hlavní nastavení

Prvním krokem, který je potřeba udělat pro propojení pluginu s iDokladem, je registrovat se na stránkách www.idoklad.cz. Po vytvoření Vašeho účtu a přihlášení se, přejděte do Nastavení (ikona ozubeného kolečka v pravém horním rohu) a do záložky Uživatel, kde po skrolování najdete níže možnost Nastavení API.

Zde si kliktnutím na tlačítko Generovat vygenerujete Vaše Client ID  a Client Secret a uložíte.

Tyto dva vygenerované údaje poté zadáte ve Vaší administraci v menu Toret plugins -> Woo iDoklad. Ve starších verzích se pro propojení používalo přihlašovací jméno a heslo na iDoklad.

Upozornění: Pokud bude zadání těchto údajů nesprávné, nebude možné vybrat platební metodu a přiřadit ji k objednávce.

Pro správnou evidenci, fungování a párování zálohových faktur a faktur je nutné nastavení číselných řad. Je potřeba si uvědomit, že číselné řady se načítají automaticky.

Nejprve si ukážeme, kde si nastavíme číselné řady na portále iDoklad a poté jejich synchronizaci v pluginu.

Po přihlášení jdeme do Nastavení a Záložky Prodej, kde můžeme otevřít odkazy Běžná faktura a Zálohová faktura.

Doporučujeme si pozorně přečíst veškeré komentáře a informace o tom, jak se číselné řady v iDokladu generují a nastavují, než tak učiníte a začnete faktury vystavovat.

Nejprve si nastavíme zálohové faktury. Po kliknutí na tlačítko 2/Zálohová faktura se nám otevře okno s nabídkou na vytvoření Číslování zálohových faktur.

Zde je potřeba vyplnit všechna pole, vysvětlivky k jednotlivýcm polím se Vám zobrazí po kliknutí na ikonku otazníku.

Stejný postup zvolíme i u nastavení číselných řad pro běžnou fakturu kliknutím na tlačítko 1/Běžná faktura.

Zde můžeme přidat více číselných řad. Opět je k dispozici nápověda po kliknutí na ikonku otazníku.

Po vytvoření a uložení číselných řad v iDokladu přejdeme k jejich propojení v pluginu. V administraci v menu otevřeme záložku Toret plugins a Woo iDoklad.

Nastavení musí proběhnout ve 2 krocích. Aby vůbec bylo možné v polích pro číselné řady zvolit nějakou hodnotu, musí být nejprve vytvořené číselné řady načteny z iDokladu. To znamená, že v prvním kroku pouze klikneme na tlačítko Uložit.

Poté by již měly být k dispozici jednotlivé číselné řady, vybereme tedy ty, které chceme používat a znovu klikneme na tlačítko Uložit.

IDoklad při generování faktury si sám spočítá DPH položek, podle přiřazených DPH sazeb v nastavení pluginu.

Je důležité, aby v nastavení WooCommerce na kartě Obecné byly nastaveny dvě desetinná místa. Pokud zde bude nastaveno nula desetinných míst, tak se může stát, že iDoklad bude počítat ze zaokrouhlené částky a celková částka na faktuře nebude souhlasit s částkou v objednávce ve WooCommerci.

Pokud nechcete na webu zobrazovat desetinná místa u cen při nastavení dvou desetinných míst ve WooCommerci, tak do child šablony vložte script pro skrytí nul za desetinnou čárkou.

Zde si podrobněji vysvětlíme nastavení EET v iDokladu a poté jeho propojení s pluginem.

Po přihlášení se na www.idoklad.cz, přejděte do Nastavení (ikona ozubeného kolečka v pravém horním rohu) a poté do záložky EET. Níže na stránce najdete jednotlivé možnosti nastavení: Režim EET, Pokladní prodejní zařízení, Provozovny, Certifikáty a Seznam komunikace s EET.

Pojďme se tedy podívat na jednotlivé možnosti.

Režim EET

Zde kromě Vašeho DIČ zadáte také režim EET a dáte uložit.

Pokladní prodejní zařízení

Pod možností Pokladní prodejní zařízení klikneme na ikonu Nová, pokud zadáváme poprvé. Pokud už zde budeme mít jakoukoliv položku vytvořenou a budeme ji chtít upravit nebo smazat, stačí jen kliknout na příslušnou ikonu.

Po kliknutí na ikonu Nová se nám objeví následující okno, kde je nutné vyplnit jednotlivá pole a po kliknutí na Pokračovat můžeme přejít do nastavení Provozovny a Certifikáty a libovolně mezi záložkami přepínat.  U možnosti Pokladní zařízení můžeme mít, samozřejmě, více položek, záleží na tom, kolik má jednotlivá provozna těchto zařízení.

Provozovna

U vytvoření provozovny je důležité, aby ID provozovny odpovídalo ID provozovny na portálu elektronických tržeb. ID je potřeba zadat do pole Označení.

Certifikáty

Zde je třeba nahrát certifikát , zadat heslo a uložit.

Seznam komunikace s EET

Zde se objeví seznamy komunikace s EET z objednávek, které mají označení červené ikonky EET a potřebují vytvořit prodejku – účtenku o prodeji. Číslo dokumentu zde znamená číslo prodejky, ne faktury.

Vytvoření prodejky

Poznámky:

• iDoklad nepodporuje pískoviště (playground)
• Pokud budete používat testovací údaje, výsledek bude vždy „selhala komunikace“

Nastavení EET ve pluginu

Posledním krokem bude tedy nastavení odesílání do EET přímo v pluginu. Opět si přejdeme do administrace, v nabídce Toret plugins vybereme Woo iDoklad a na stránce najdeme možnost Odesílat do ETT.

Poté pro každou platební metodu vybereme příslušnou možnost ANO/NE a dáme uložit.

V nastavení pluginu pro iDoklad existuje také možnost nastavit bankovní účty pro různé měny, pokud prodáváte i do cizích zemí a máte pro vaše zákazníky tyto účty k dispozici.

Přejděte v administraci do Toret plugins – Wo iDoklad a skrolujte na stránce až dolů. Zde najdete následující tabulku.

Je potřeba zadat měnu, číslo účtu, kód banky, IBAN a příslušný SWIFT. Kliknutím na tlačítko Přidat řádek můžete přidat libovolný počet řádků pro další účty. Po zadání dat nezapomeňte vše uložit.

V praxi to znamená to, že pokud bude objednávka např. v eurech, na faktuře bude uveden bankovní účet v eurech, tedy v měně objednávky.

V této kapitole si vysvětlíme vystavování faktur. Nejprve je potřeba vytvořit faktury v i Dokladu. Zde si po přihlášení přejdete do Prodej – faktury – Nastavení.

Po rozbalení se Vám objeví následující okno s možnostmi nastavení, které vyplníte dle Vaší potřeby a dáte Uložit.

Po nastavení faktur v iDokladu je nutné ještě propojit vše s pluginem. Možnosti najdete v administraci v menu po levé straně v záložce Toret plugins – Woo iDoklad

Zde si můžete nastavit u každé platení metody, či generovat nebo negenerovat fakturu pro jednotlivé objednávky.

Zákazním bude mít fakturu ke stažení v emailu objednávky.

Vy budete mít fakturu u objednávky ve WooCommerci ve sloupci ID faktury.

Své faktury najdete také a v administraci svého účtu na idoklad.cz.

V této kapitole si vysvětlíme vystavování zálohových faktur. Nejprve je potřeba vytvořit zálohové faktury v i Dokladu. Zde si po přihlášení přejdete do Prodej – Zálohové faktury – Nastavení.

Po rozbalení se Vám objeví následující okno s možnostmi nastavení, které vyplníte dle Vaší potřeby a dáte Uložit.

Příklad zálohové faktury

Po nastavení zálohových faktur v iDokladu je nutné ještě propojit vše s pluginem. Možnosti najdete v administraci v menu po levé straně v záložce Toret plugins – Woo iDoklad

Zde si můžete nastavit u každé platení metody, či generovat nebo negenerovat zálohovou fakturu pro jednotlivé objednávky. Logicky vyplývá, že by se měla generovat u platebních metod, kde nejsou finance připsány na Váš účet okamžitě nebo jsou složeny v hotovosti, ale je zapotřebí určitý čas pro jejich převod na Váš účet.

V tomto případě se u těchto platebních metod jako Platba na dobírku a Bankovní převod nastaví pro Objednávku stav Čeká na vyřízení (viz obrázek níže) a příslušná zálohová faktura je zákazníkovi automaticky vygenerována a zaslána spolu s potvrzením objednávky e-mailem.

Odkaz na zálohovou fakturu v potvrzovacím e-mailu.

Jakmile je na Váš účet připsána částka a tím pádem se spáruje platba s příslušnou proforma fakturou, je automaticky vystavena faktura – daňový doklad v iDoladu a ve WooCommerce se stav objednávky změní na Dokončená (viz obrázek níže).

Každý zákazník také může kontrolovat stav svých objednávek po přihlášení se ke svému účtu na Vašich webových stránkách po kliknutí na detail objednávky pod Můj účet – Objednávky.

Přes plugin iDoklad je možné vytvářet dobropisy k vystaveným fakturám.

Nastavení číselné řady

Nejprve je nutné v administraci iDoklad účtu (Nastavení → Prodej → Číslování) vytvořit číselnou řadu pro dobropisy. Formát si nastavíte podle vlastních preferencí.

Toret iDoklad – založení číselné řady pro dobropis

Následně je potřeba v nastavení pluginu iDoklad přiřadit číselnou řadu pro dobropis.

Toret iDoklad – přiřazení číselné řady pro dobropis

Vystavení dobropisu

Dobropis je možné vystavit automaticky při změně stavu objednávky nebo manuálně kliknutím na tlačítko.

Automatické vystavení

Pro automatické vystavení dobropisu je nutné v pluginu iDoklad nastavit stavy objednávek k platebním metodám, při kterých se dobropis vystaví. Ideální je pro vystavení dobropisu stav Vráceno, který je přímo ve WooCommerce. Jakmile se objednávka přepne na nastavený stav, vystaví se dobropis.

Toret iDoklad – nastavení automatického vystavení dobropisu

Manuální vystavení dobropisu

Dobropis je možné vystavit také manuálně přes tlačítka, které plugin iDoklad přidává do přehledu objednávek nebo do detailu každé objednávky.

V přehledu objednávek je ve sloupci ikona dvou šipek, pomocí kterých je možné dobropis manuálně vystavit.

Toret iDoklad – manuální vystavení dobropisu v přehledu objednávek

V detailu objednávky v boxu iDoklad je možné dobropis vystavit pomocí tlačítka.

Toret iDoklad – manuální vystavení dobropisu v detailu objednávky

Jakmile je dobropis vystaven, tak v přehledu objednávek bude nová ikona dokumentu, pod kterou je možné dobropis zobrazit a stáhnout, také přibude ikona tužky, přes kterou je možné přejít do detailu dobropisu v administraci služby iDoklad.

Toret iDoklad – ikony vystaveného dobropisu v přehledu objednávek

Po vystavení dobropisu je možné si zobrazit a stáhnout dobropis také z detailu objednávky. Stejně tak je možné přes tlačítko přejít do detailu dobropisu v administraci služby iDoklad. 

Toret iDoklad – tlačítka vystaveného dobropisu v detailu objednávky

Vystavený dobropis je možné zákazníkovi zaslat přes administraci služby iDoklad. Kliknutím na tři tečky u dobropisu se otevře menu a v něm je možnost Odeslat.

Toret iDoklad – Zaslání dobropisu přes administraci služby iDoklad

Zde si vysvětlíme, jak nastavit uhrazení faktur v pluginu. V administraci si opět přejdeme do menu po levé straně, do záložky Toret plugins – Woo iDoklad.

Nejprve je třeba si uvědomit, že vystavení faktury neznamená automaticky její zaplacení.

To je například zřejmé u platební metody Platba na dobírku, kdy je faktura vystavena při potvrzení objednávky a odeslána jak v potvrzovacím e-mailu, tak poté i společně s produktem v dobírce. Jakmile zákazník dobírku zaplatí a vy obdržíte platbu, faktura je zaplacena a objednávka je na stavu Dokončeno.

Pokud chcete fakturu vystavit i uhradit zároveň, je potřeba mít hodnoty pro platební metodu, jak ve Vystavovat fakturu tak v Kdy uhradit fakturu, stejné. Viz obrázek níže.

Jediná vyjímka je, pokud se rozhodnete vystavovat zálohové faktury. V tomto případě se po spárování této zálohové faktury s platbou okamžitě vytvoří již zaplacená odpovídající faktura – daňový doklad.

V této stručné kapitole si ukážeme, kde přiřadit druhy platby z iDokladu k jednotlivým platebním metodám v pluginu.

Opět si vyhledáme v menu po levé straně záložku Toret plugins – Woo iDoklad.

Jak je již poznamenáno v samotném pluginu, pro správné označení faktur v iDokladu, musí být každá platební metoda v eshopu spárována s druhem platby.

V této kapitole si ukážeme, kde se zobrazují jednotlivé objednávky.

Jakmile si zákazník zakoupí jakýkoliv produkt ve Vašem eshopu a dokončí objednávku, bude tato objednávka okamžitě viditelná v administraci pod záložkou WooCommerce – Objednávky. Zákazníkovi je také automaticky  odeslán potvrzovací e-mail o dané objednávce.

U každé objednávky najdete v prvním sloupci příslušnou fakturu, případně i prodejku (po kliknutí na ně se Vám zobrazí ve formátu PDF), její stav,  číslo objednávky, počet objednaných položek, datum objednání, částka objednávky s platební metodou a ikony stavů a ikona zobrazení.

Po kliknutí na číslo objednávky nebo ikonu zobrazení vpravo (oko) se Vám objednávka otevře a zobrazí se jednotlivé detaily, viz obrázky níže.

Jak jsme již zmínili na začátku, u objednávek, kde byla vystavena i prodejka, se v prvním sloupci objeví odkaz jak na příslušnou fakturu, tak prodejku.

Tak se zobrazují jednotlivé objednávky v administraci.

Zobrazení objednávek je zároveň k dispozici i zákazníkům po přihlášení se k jejich účtu pod záložkou Můj účet v hlavním menu.

Pro zobrazení podrobností jednotlivých objednávek je potřeba kliknout buď na číslo objednávky nebo tačítko Zobrazit.

Dalším důležitým prvkem v nastavení pluginu iDoklad je zobrazení názvu varianty produktu na faktuře, to znamená, jak bude produkt specifikován na faktuře včetně jeho vlastností jako např. barva a velikost.

Nejprve je tedy důležité mít již vytořený primární produkt a jeho různé varianty dle vlastností. Jak si tedy tyto varianty nastavíte v menu pod Produkty, budete mít k dispozici zde pro výběr názvu, který budete chtít zobrazovat na fakturách vystavovaných zákazníkům.

Příklad.: Primární produkt je Tričko, varianty budou dle barvy a velikostí, Zákazník si zakoupí toto tričko v modré barvě a velikosti XXL. Na příslušné faktuře můžeme tedy zobrazit buď variantu „Tričko, Modrá XXL“  nebo včetně názvů vlastností „Tričko Barva: Modrá, Velikost: XXL“.

V plugunu je možné nastavit vlastní jednotku produktu, dopravy, nebo polatku. Vlastní jednotky se propíšou na proforma fakturu i na běžnou fakturu. 

Pokud pole nebudou vyplněna, tak se bude používat výchozí hodnota „ks“.

Funkce je určena například pro e-shopy, které prodávají zboží na metry, kg atd.

Příklad nastavení:

Příklad produktu na faktuře: 

V administraci iDokladu můžete využít funkce evidování skladových zásob a propojit je s položkami faktury. Pokud se na webu provede objednávka, tak se položka automaticky odečte ze skladu v administraci iDokladu.  

Nastavení si projdeme v několika krocích:

Aktivace funkce v pluginu

Na webu přejděte do nastavení iDokladu v pluginu (Toret plugins → Woo iDoklad).

V části nastavení pluginu Synchronizace skladu aktivujte tuto funkci checkboxem, nastavte typ synchronizace a uložte. Rozdíl mezi typy synchronizace si vysvětlíme.

Pohyb skladu (i manuální) – To znamená, že skladovost (počet kusů skladem) se u importovaného produktu v iDokladu upraví i když ji manuálně upravíte u produktu ve WooCommerce. Např. manuálně doplníte sklad daného produktu. Zároveň se bude sklad počet kusů skladem synchronizovat i při objednávce nebo zrušení objednávky.

Snížení úrovně skladu (používá objednávka) – Tato funkce upraví počet kusů skladu v iDokladu jen objednávkou. Při manuální změně stavu skladu se sklad na straně iDokladu nesynchronizuje. 

Po uložení nastavení se v levém menu administrace pod Toret plugins zobrazí karta iDoklad sync stock – pokud se po uložení tato karta nezobrazí aktualizujte stránku např. klávesou F5.

Export produktů z WooCommerce do iDokladu

Na stránce iDoklad sync stock je vypsán se seznam produktů ve WooCommerce. Tlačítkem „Exportovat položku do iDokladu“ se vytvoří produkt se skladovou zásobou ve službě iDoklad. Jako hodnota „Kód“ ve službě iDoklad se převede ID produktu nebo katalogové číslo (SKU), pokud je vyplněné. Exportovat produkty z WooCommerce do iDokladu můžete také po 20 položkách pomocí tlačítka, které je na konci tabulky. 

Párování produktů

V případě, že máte v iDokladu již vytvořené produkty a chcete je spárovat s produkty z WooCommerce, tak postačí před exportem produktů v tabulce iDoklad sync stock upravit „iDoklad ID položky“ na hodnotu již vytvořeného ID produktu na straně iDokladu. ID produktu je za lomítkem na konci URL v detailu iDoklad produktu. Možná to zní složitě, ale je to jednoduché jako vidíte na screenech níže.

Zkopírujte ID v detailu produktu ve službě iDoklad.

Vložte ID do pole iDoklad ID položky k produktu, který chcete spárovat, uložte a poté klikněte na tlačítko pro export produktu.

Jakmile dojde ke spárování produktu, tak se v iDokladu aktualizuje hodnota skladu, ceny a čárového kódu na hodnoty produktu z WooCommerce. 

Mazání exportovaných produktů – DŮLEŽITÉ

Vždy exportované produkty mažte přes tabulku iDoklad sync stock pomocí červeného tlačítka „Odstranit položku v iDokladu“. Pokud byste smazali exportovaný produkt přes administraci služby iDoklad, tak by již nebylo možné smazat produkt přes tabulku, dokud by nebyla promazaná databáze (a to není úkon pro běžného uživatele).V případě, že by byl exportovaný produktu smazán přes službu iDoklad, tak pro znovu exportování produktu je nutné v databázi smazat metadata _idoklad_id_polozky a _idoklad_nazev_polozky.  

Oboustranné párování skladu

Ve výchozím nastavení je párování skladu pouze jednosměrné z WooCommerce do iDokladu. V případě, že chcete párovat sklad také ve WooCommerce podle skladu produků v iDokladu, tak je nutné mít v pluginu aktivní funkci „Aktivovat synchronizaci skladu z iDokladu do WooCommerce“. Funkce byla do pluginu přidána od verze 2.4.0 

Po aktivaci funkce oboustranné synchronizace je nutné vyčkat 24 hodin, než se sklad ve WooCommerce začne synchronizovat se skladem v iDokladu. Jedná se o ochranu, aby souhlasily hodnoty skladů. Po 24 hodinách bude synchronizace probíhat automaticky jednou za hodinu.